Investigar las mejores características de los sistemas de gestión de traducción es una decisión inteligente. Después de todo, los Sistemas de Gestión de Traducción (TMS) son herramientas esenciales para implementar una comunicación efectiva en múltiples idiomas. Ya sea que seas una corporación multinacional o una pequeña empresa en expansión internacional, elegir el software de gestión de traducción adecuado es crucial.

Pero, ¿por qué es tan importante? Más allá de las herramientas de traducción habituales, un TMS puede optimizar tus procesos de traducción, asegurando precisión, eficiencia y consistencia. Con tantas opciones disponibles, ¿qué características de un sistema de gestión de traducción deberías priorizar?

Lo que aprenderás

En este artículo, descubrirás:

• Cómo las diversas capacidades de un TMS ayudan a tu flujo de trabajo de traducción en general
• Las mejores características de un sistema de gestión de traducción para mejorar la calidad y la productividad de la traducción
• Explicaciones de cómo estas herramientas mejoran la precisión y eficiencia de la traducción
• Cómo elegir el software de gestión de traducción adecuado para tu organización
• Una recomendación de un sistema de gestión de traducción impulsado por IA que incluye todas las características principales que mencionamos

Cómo las características de un TMS optimizan tu flujo de trabajo de traducción

Al considerar un Sistema de Gestión de Traducción (TMS), es fundamental reconocer que no es solo una herramienta, sino un sistema integrado diseñado para mejorar cada aspecto de tu flujo de trabajo de traducción.

Un TMS proporciona una solución integral que agiliza y automatiza varios elementos del proceso de traducción, desde la gestión de proyectos hasta el control de calidad. Al ofrecer una gama de características que apoyan la eficiencia, colaboración y precisión, un TMS ayudará a tu equipo de traducción a trabajar de manera más efectiva y producir resultados de alta calidad.

Así que, profundicemos en las características clave que deberías buscar al seleccionar el mejor TMS para ayudarte a ti y a tu equipo a optimizar las traducciones.

Las 18 mejores características de un sistema de gestión de traducción a considerar

1. Memoria de Traducción

La memoria de traducción (TM) es una herramienta poderosa dentro de la mayoría de los sistemas de gestión de traducción. Almacena segmentos de texto previamente traducidos. Esta característica es esencial para mantener la consistencia en todas las traducciones, especialmente para contenido técnico o repetitivo.

Al traducir y editar documentos, el TMS guarda estos segmentos en un repositorio bilingüe, haciéndolos disponibles para futuros proyectos.

Los beneficios de la memoria de traducción van más allá de la consistencia. Al reutilizar textos previamente traducidos, reduces el tiempo y esfuerzo necesarios para nuevos proyectos, disminuyendo así los costos de traducción. Esta característica es indispensable para las organizaciones que actualizan documentos con frecuencia o que tienen necesidades de traducción a largo plazo.

2. Soporte Integral de Pares de Idiomas

Una de las características más críticas a considerar en un sistema de gestión de traducción es el soporte para pares de idiomas. Los pares de idiomas se refieren a las combinaciones específicas de idiomas de origen y destino que tu organización necesita. Por ejemplo, traducir del inglés al francés y viceversa requeriría dos pares de idiomas: EN-FR y FR-EN.

Antes de invertir en un TMS, es vital evaluar los idiomas con los que trabajas actualmente y aquellos que podrías necesitar en el futuro. No todos los sistemas soportan todas las combinaciones posibles, por lo que asegúrate de que tu TMS pueda manejar todos los pares de idiomas necesarios, incluidas variaciones como el francés canadiense o el inglés británico.

Esta característica es fundamental para cualquier herramienta de gestión de traducción de alta calidad, ya que impacta directamente en la utilidad de la herramienta para tus necesidades específicas.

3. Aprendizaje Automático Dinámico

Las plataformas modernas de TMS están incorporando cada vez más inteligencia artificial (IA) para mejorar la calidad de las traducciones. Una de las características más avanzadas de un sistema de gestión de traducción es el aprendizaje automático dinámico. Esta tecnología mejora continuamente las capacidades de traducción del sistema al aprender de las ediciones y comentarios de los usuarios.

Cuantos más usuarios interactúan con el TMS, más precisa se vuelve la máquina de traducción, reduciendo la necesidad de edición extensiva posterior. Esto no solo acelera el proceso de traducción, sino que también reduce los costos a largo plazo, haciendo que sea una característica valiosa para cualquier organización.

4. ​​Traducción de copiar y pegar con interpretación segura

En muchas situaciones, necesitas la capacidad de traducir rápidamente pequeños fragmentos de texto, como un correo electrónico o un mensaje instantáneo. Una herramienta de traducción de copiar y pegar dentro de tu sistema de gestión de traducción es esencial para estas tareas rápidas.

Esta función no solo debe permitir traducciones rápidas, sino también garantizar una interpretación segura, donde el sistema proporcione un entorno confidencial y seguro para estas traducciones rápidas.

Los mejores sistemas de gestión de traducción incluirán medidas de confidencialidad, una política de no devolución y hasta aprendizaje automático dinámico para mejorar la calidad de la traducción con el tiempo. Esta combinación te permite interpretar rápidamente conversaciones o documentos sin comprometer la seguridad de los datos.

5. Traducción de texto a voz

Para las organizaciones que producen regularmente contenido de audio y video, un sistema de gestión de traducción con capacidades de traducción de texto a voz puede ser un activo valioso. Esta función te permite convertir guiones de texto en salida de voz, agilizando el proceso de creación de contenido de audio multilingüe.

Al permitirte cargar guiones y generar contenido de audio, como locuciones, directamente dentro del sistema, esta herramienta puede reducir significativamente los costos asociados con la contratación de talento profesional de voz.

Al evaluar un TMS, asegúrate de que la función de traducción de locuciones sea compatible con los idiomas más relevantes para las necesidades de tu organización. Esto se aplica especialmente a los idiomas comerciales más comunes para maximizar su utilidad.

6. Integración con OpenAI

Un TMS con integración de OpenAI puede mejorar significativamente la calidad y eficiencia de las traducciones.

Si la integración de OpenAI ofrece una experiencia premium de ChatGPT dentro de la plataforma, como lo hace Pairaphrase, la función de ChatGPT sirve como un asistente de traducción de IA accesible al instante.

Con esta capacidad, tu equipo puede generar rápidamente traducciones alternativas de mayor calidad, incluidas versiones más cortas y con un lenguaje más natural. Además, puede permitir que tu equipo realice investigaciones impulsadas por IA directamente dentro de la plataforma.

Esto optimiza todo el proceso de traducción mientras se mantiene el control y la garantía de calidad.

7. Compatibilidad extensa con tipos de archivos

En la era digital actual, el contenido existe en varios formatos, desde documentos de Word hasta archivos de diseño complejos. El TMS que elijas debe ser compatible con los tipos de archivos que tu organización utiliza regularmente. Ya sea que estés trabajando con archivos PDFs, HTML, InDesign  o incluso guiones de audio, el TMS debe manejar eficientemente múltiples formatos.

Dicho esto, otra característica clave de un sistema de gestión de traducción robusto es la capacidad de traducir múltiples tipos de archivos sin comprometer la velocidad o la precisión. Esta versatilidad garantiza que, sin importar el tipo de contenido que estés traduciendo, el proceso sea fluido y consistente.

8. Formateo automático de archivos

Mantener el formato original de tus documentos durante la traducción es vital. El formateo automático de archivos es una función que asegura que los documentos traducidos reflejen el diseño, las fuentes y los espacios de los archivos de origen. Sin esta función, podrías pasar horas reformateando documentos, lo que anula el propósito de usar un TMS.

Un TMS con formateo automático de archivos ahorra tiempo y garantiza que el producto final sea profesional y coherente con los estándares de tu marca. Esta función es particularmente importante para las empresas que manejan documentos complejos regularmente, como manuales o materiales de marketing.

Aprende más sobre cómo traducir un documento y mantener el formato.

9. Colaboración

Como sabes, los proyectos de traducción a menudo implican a múltiples partes interesadas, desde traductores y editores hasta gerentes de proyecto y clientes. Por lo tanto, la colaboración efectiva es una característica clave de un sistema de gestión de traducción que puede mejorar significativamente la eficiencia del proyecto.

Busca un TMS que soporte la colaboración en tiempo real, permitiendo que los miembros del equipo trabajen juntos sin problemas, independientemente de su ubicación.

Las plataformas TMS basadas en la web son particularmente ventajosas, ya que permiten que los equipos globales accedan al sistema desde cualquier dispositivo. Funciones como el seguimiento del historial de ediciones y los registros de contribuciones de los usuarios mejoran aún más la colaboración al proporcionar transparencia y responsabilidad en el proceso de traducción. Discutiremos estos en más detalle.

10. Seguimiento de traducciones e historial de revisiones

En entornos colaborativos, es esencial llevar un seguimiento de los cambios y contribuciones. Un TMS con características robustas de seguimiento de traducciones e historial de revisiones te permite monitorear cada edición realizada durante el proceso de traducción. Esto incluye detalles como la fecha y hora de los cambios, el nombre del editor y qué se modificó.

Esta función no solo garantiza la precisión, sino que también ayuda a identificar posibles problemas o inconsistencias. Es una herramienta invaluable para mantener el control de calidad y asegurar que todos los involucrados en el proyecto estén en la misma página.

¿Tienes curiosidad por saber qué tan bien está funcionando tu equipo? Mide tus indicadores clave de rendimiento (KPIs) de traducción.

11. Integración con Google Drive

Hablando de ahorrar tiempo, mejora tu flujo de trabajo y ahorra tiempo con un TMS que esté integrado con Google Drive. Un TMS con esta integración minimizará la carga y descarga repetitiva de archivos que residen en tu Google Drive.

Al mantener tus archivos organizados y fácilmente accesibles, una integración con Google Drive optimiza la gestión de archivos, mejora la colaboración y permite que los miembros del equipo trabajen en documentos sin problemas.

12. Capacidades de edición de traducciones

Si bien la traducción automática ha avanzado significativamente, la supervisión humana sigue siendo crucial para garantizar la calidad. El mejor TMS incluirá robustas capacidades de edición de traducciones, permitiendo a los usuarios refinar las traducciones generadas por máquina. Esta característica es particularmente importante para contenido técnico, legal o específico de la industria que requiere un alto nivel de precisión.

Un TMS que soporte la edición de traducciones te permite producir traducciones pulidas y libres de errores. También contribuye a la mejora continua de la Memoria de Traducción del sistema, mejorando la calidad de futuras traducciones.

13. Corrector ortográfico integrado

Incluso los mejores traductores pueden pasar por alto errores ortográficos ocasionalmente, por lo que un corrector ortográfico integrado es una característica imprescindible en cualquier TMS. Esta herramienta revisa automáticamente los errores ortográficos mientras traduces, ahorrándote tiempo y molestias al no tener que revisar manualmente cada documento.

Un corrector ortográfico integrado mejora la calidad general de tus traducciones y asegura que tu contenido sea profesional y libre de errores. Es una forma simple pero efectiva de mejorar la precisión y la eficiencia.

14. Acceso API

Para muchas empresas, un TMS debe integrarse perfectamente con otros sistemas de software, como sistemas de gestión de contenido (CMS), herramientas de gestión de proyectos o plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM). El acceso API es una característica crítica que permite estas integraciones, permitiendo flujos de trabajo optimizados y una mayor eficiencia.

Con acceso API, puedes automatizar tareas repetitivas, como la carga de contenido y las solicitudes de traducción, simplificando aún más tus procesos de traducción. Esta característica es especialmente beneficiosa para organizaciones con pilas tecnológicas complejas o aquellas que buscan escalar sus operaciones de traducción.

15. Gestión de traducciones en la nube

Como mencionamos brevemente antes, un TMS con acceso basado en la nube garantiza que tu equipo pueda trabajar desde cualquier dispositivo, ya sea una PC con Windows, una Mac, un smartphone o una tableta.

Esta función ofrece a los usuarios acceso a la funcionalidad completa del TMS y todos los documentos desde un centro centralizado, asegurando que todos trabajen con las versiones más recientes. Con acceso web, tu equipo puede gestionar traducciones sobre la marcha, proporcionando flexibilidad y consistencia en todos los dispositivos.

16. Seguridad empresarial

La seguridad de los datos es una de las principales preocupaciones de cualquier organización, especialmente cuando se trata de contenido sensible. Tu TMS debe incluir características de seguridad completas para proteger tus datos de brechas o accesos no autorizados.

Busca protocolos de cifrado, almacenamiento seguro de archivos y cumplimiento con estándares de la industria como GDPR o HIPAA.

Las características de seguridad empresarial son innegociables, especialmente para industrias como finanzas, atención médica o servicios legales, donde la confidencialidad es primordial. Un TMS con medidas de seguridad robustas asegura que tus datos estén protegidos en todo momento.

Asegúrate de usar sistemas que cumplan con la política de ciberseguridad de tu organización.

Algunas de las protecciones de seguridad que debes buscar incluyen:

• Cifrado SHA-2 y de 4096 bits
• Certificación SSL de 256 bits
• Almacenamiento cifrado de archivos en tránsito, en uso y en reposo a través de AWS
• Política de “No retorno” a proveedores de traducción automática
• Procesamiento de pagos compatible con PCI a través de Stripe
• Centros de datos compatibles con HIPAA, SOC1 y ISO27001
• Autenticación de múltiples factores
• TLS 1.2 (Seguridad de la capa de transporte)
• Fecha y hora de último inicio de sesión visibles en el pie de página
• Cierre de sesión automático de la sesión
• La contraseña caduca después de un año
• Bloqueo automático después de intentos fallidos de contraseña
• Autenticación de dispositivos
• Cumplimiento con GDPR y HIPAA
• Inicio de sesión único (Single Sign-On)
• Compatible con navegadores seguros: Chrome, Firefox, Edge y Safari
• Registros de auditoría y evaluación de seguridad de terceros.

17. Confidencialidad

¡Asegúrate también de proteger tu confidencialidad! Al utilizar cualquier sistema de gestión de traducción, es fundamental revisar los Términos de Servicio y la Política de Privacidad para garantizar que tus datos estén protegidos.

Debes evitar cualquier software que se reserve el derecho de usar tus datos de manera que pueda comprometer su confidencialidad. Asegúrate de que el TMS que elijas garantice que tus datos no serán compartidos, indexados ni publicados de ninguna manera que tu organización no apruebe.

18. Soporte humano en vivo

Incluso con los TMS más avanzados, habrá momentos en los que necesitarás asistencia humana. Ya sea para resolver un problema, integrar nuevos usuarios o responder preguntas específicas, el soporte humano en vivo es una característica esencial. Elige un proveedor de TMS que ofrezca un servicio de atención al cliente confiable, incluyendo acceso a agentes en vivo.

Tener acceso a soporte humano en vivo garantiza que cualquier problema pueda resolverse rápidamente, minimizando el tiempo de inactividad y manteniendo tus proyectos de traducción en marcha.

¿Cómo elegir el TMS adecuado?

Elegir el sistema de gestión de traducción adecuado puede optimizar tus procesos de traducción y mejorar la eficiencia. Aquí tienes una guía rápida para ayudarte a decidir cuál es el TMS adecuado para ti:

1. Evalúa lo que necesitas

Determina las características esenciales para tu organización. Considera necesidades como la memoria de traducción, la compatibilidad de formatos de archivo y la automatización del flujo de trabajo. Comprende el volumen de traducciones que manejas y los idiomas con los que trabajas, esto te ayudará a escalar.

2. Evalúa la usabilidad

Elige un TMS con una interfaz intuitiva para minimizar la curva de aprendizaje de tu equipo. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un soporte robusto, incluyendo ayuda en vivo y recursos de formación.

3. Considera las capacidades de integración

Busca herramientas compatibles con las que ya usas. Elige un TMS que se integre sin problemas con las herramientas que ya utilizas, como los sistemas de gestión de contenido, Google Drive y las integraciones API.

4. Recuerda verificar la seguridad y el cumplimiento

Verifica que el TMS ofrezca características de seguridad sólidas, incluyendo cifrado y almacenamiento seguro de archivos. Asegúrate de que el sistema cumpla con los estándares y regulaciones relevantes para tu negocio, como el GDPR o HIPAA.

5. Evalúa el costo del TMS frente a los beneficios

Considera cualquier costo adicional por características o soporte. Evalúa los posibles ahorros de tiempo y costos que ofrece el TMS y cómo podría mejorar la calidad general de tus traducciones.

6. Solicita demostraciones o pruebas

Aprovecha las pruebas o demostraciones para obtener experiencia práctica con el TMS. Esto te ayudará a evaluar si es adecuado para tus necesidades. Involucra a los miembros del equipo en el proceso de evaluación para obtener su opinión sobre la usabilidad y funcionalidad.

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